Повідомлення про обробку персональних даних

1.Володілець даних

Володільцем даних є:

2.Категорії персональних даних

Персональні дані, що обробляються, можуть включати, зокрема:

• IP-адресу користувача та технічні дані з’єднання (тип браузера, операційна система, сторінка переходу);
• текст повідомлень, надісланих віртуальному помічникові «ШІ-радник», і згенеровані відповіді на них;
• анонімний ідентифікатор сесії, створений браузером і збережений у локальному сховищі пристрою;
• адресу електронної пошти та будь-які інші персональні дані, що містяться у повідомленні, якщо користувач пише на опубліковані на Сайті адреси;
• для пожертви — адресу електронної пошти, суму, дату й спосіб оплати, ідентифікатори платежу Stripe або дані банківського переказу (ім’я платника, номер операції CRO/TRN);
• для іменної квитанції — також ім’я, прізвище, codice fiscale (якщо він у вас є) і дані виданої квитанції: номер і дату;
• для персонального запрошення до пожертви — адресу електронної пошти, на яку його надіслано.

Володілець даних просить користувачів не надавати непотрібні персональні дані або дані, що належать до спеціальних категорій відповідно до статей 9 або 10 GDPR, — особливо в чаті віртуального помічника.

3.Мета обробки

Персональні дані обробляються з такою метою:

• надання відповідей віртуального помічника та збереження контексту поточної розмови;
• надання відповідей на запити щодо інформації, зв’язку або допомоги, надіслані користувачем;
• управління подальшою комунікацією з користувачем у зв’язку з поданим запитом;
• забезпечення безпеки Сайту та запобігання зловживанням автоматизованими сервісами;
• облік пожертв, оформлення й надсилання квитанцій та виконання пов’язаних із цим податкових обов’язків;
• надсилання персональних запрошень до пожертви;
• виконання юридичних обов’язків, пов’язаних із такою комунікацією.

4.Пожертвування

Пожертву карткою, Apple Pay або Google Pay приймає компанія Stripe на власній захищеній сторінці оплати. Дані картки Володілець даних не отримує й не зберігає; Stripe обробляє платіжні дані відповідно до власної політики конфіденційності. Від Сайту Stripe отримує лише адресу електронної пошти, суму та службовий номер пожертви — ім’я, прізвище й codice fiscale до Stripe не передаються.

Банківський переказ Сайт не бачить: скарбник вносить його з банківської виписки (сума, дата, ім’я платника, номер операції). Якщо після переказу ви надсилаєте заявку на квитанцію, дані з неї порівнюються з випискою, перш ніж квитанцію буде видано.

Іменну квитанцію оформлюють лише на ваш запит. Вона зберігається у вигляді PDF-документа й надсилається на вказану вами адресу.

Персональне запрошення до пожертви Конгрес або його департамент надсилає людині, чию адресу вже має, — наприклад, попередньому донорові чи учасникові заходу. До пожертви, зробленої за запрошенням, додається позначка, від кого воно було (Конгрес, департамент чи проєкт). Посилання в запрошенні містить лише випадковий код, а не вашу адресу.

Пожертва не підписує вас на розсилки чи маркетингові повідомлення.

5.Правові підстави обробки

Для чату «ШІ-радник» підставою є законний інтерес Володільця даних — відповісти на звернення та захистити сервіс від зловживань (стаття 6(1)(f) GDPR). Договірних відносин із відвідувачем чату не виникає, тому положення про переддоговірні заходи тут не застосовується.

Для листування електронною поштою підставою є виконання переддоговірних заходів на запит суб’єкта даних (стаття 6(1)(b) GDPR) — наприклад, коли йдеться про співпрацю або вступ до асоціації — а також той самий законний інтерес (стаття 6(1)(f) GDPR).

Пожертву й квитанцію оформлюють на ваш запит (стаття 6(1)(b) GDPR), а зберігати облікові й податкові документи вимагає закон (стаття 6(1)(c) GDPR).

Коротко за кожною операцією:

Чат «ШІ-радник»

Правова підставаЗаконний інтерес (стаття 6(1)(f) GDPR)

Строк зберіганняЗберігається в нашій базі даних без автоматичного видалення; технічні лічильники та кеш відповідей — до 24 годин

Листування електронною поштою

Правова підставаПереддоговірні заходи на ваш запит (стаття 6(1)(b) GDPR) — співпраця, вступ до асоціації; законний інтерес (стаття 6(1)(f) GDPR)

Строк зберіганняЗберігається в нашій базі даних без автоматичного видалення

Пожертва карткою або банківським переказом

Правова підставаВиконання вашого запиту (стаття 6(1)(b) GDPR); бухгалтерський і податковий облік (стаття 6(1)(c) GDPR)

Строк зберіганняЗберігаються в нашій базі даних без автоматичного видалення — щонайменше строк обліку, встановлений законодавством Італії (як правило, 10 років, стаття 2220 Цивільного кодексу Італії)

Іменна квитанція (ricevuta) для податкової пільги

Правова підставаВаш запит на квитанцію (стаття 6(1)(b) GDPR); податкові обов’язки (стаття 6(1)(c) GDPR)

Строк зберіганняТак само — без автоматичного видалення, щонайменше 10 років

Персональне запрошення до пожертви

Правова підставаЗаконний інтерес (стаття 6(1)(f) GDPR)

Строк зберіганняРазом з обліком пожертв, без автоматичного видалення

Безпека Сайту та захист від зловживань

Правова підставаЗаконний інтерес (стаття 6(1)(f) GDPR)

Строк зберіганняДо 24 годин; службові журнали Cloudflare — згідно з політикою постачальника

6.Спосіб обробки

Обробка персональних даних здійснюється з використанням електронних та/або телематичних засобів, відповідно до логіки, тісно пов’язаної із зазначеними цілями, та з дотриманням принципів законності, добросовісності, прозорості та мінімізації даних.

Застосовуються належні технічні та організаційні заходи безпеки для запобігання несанкціонованому доступу, втраті або незаконному використанню даних.

7.Надання даних

Надання персональних даних є добровільним і здійснюється на розсуд користувача; однак ненадання даних, визначених як необхідні, унеможливить надання відповіді на запит користувача.

Для пожертви карткою достатньо адреси електронної пошти. Ім’я, прізвище й codice fiscale потрібні лише для іменної квитанції: без них таку квитанцію оформити неможливо, а саму пожертву — можна.

8.Строк зберігання даних

Листування з віртуальним помічником зберігається в нашій базі даних і автоматично не видаляється.

Технічні лічильники, які обмежують частоту звернень і містять анонімний ідентифікатор сесії, живуть не довше власного вікна — до 24 годин.

Запити до мовної моделі та відповіді на них проходять через шлюз Cloudflare AI Gateway, який кешує їх до 24 годин, щоб не виконувати однаковий запит двічі.

Службові журнали інфраструктури Cloudflare містять ідентифікатор сесії та переформульований пошуковий запит і зберігаються згідно з політикою цього постачальника.

Дані про пожертви та видані квитанції є обліковими документами. Вони зберігаються в нашій базі даних і автоматично не видаляються; закон Італії вимагає зберігати їх щонайменше 10 років. Видана квитанція не змінюється й не відкликається.

Інші персональні дані так само зберігаються в нашій базі даних і автоматично не видаляються. Ви можете будь-коли попросити видалити ваші дані — див. розділ про ваші права.

9.Передача та поширення даних

Персональні дані не підлягають поширенню.

Вони можуть передаватися зовнішнім суб’єктам, які діють як обробники даних відповідно до статті 28 GDPR та належним чином призначені Володільцем даних, — виключно для цілей, пов’язаних із технічним управлінням Сайтом, комунікаціями та прийомом пожертв, — а також платіжному провайдерові Stripe, який обробляє платіжні дані згідно з власною політикою. Наразі це:

Прев’ю відео завантажується лише на сторінках проєктів, де є мапа; сам програвач YouTube вмикається тільки після кліку користувача.

10.Передача даних за межі ЄС

Дві операції передбачають передачу даних до Сполучених Штатів Америки: текст повідомлень, надісланих віртуальному помічникові, передається компанії OpenAI, L.L.C., а листи щодо пожертв (зокрема квитанція, де зазначено codice fiscale) надсилаються через сервіс Resend, Inc.

Така передача здійснюється з гарантіями, передбаченими главою V GDPR: на підставі рішення Європейської Комісії про адекватність захисту (EU–U.S. Data Privacy Framework) — для одержувачів, що мають відповідну сертифікацію, — або стандартних договірних положень відповідно до статті 46 GDPR. Інформацію про застосовані гарантії та їхню копію можна запитати за адресою info@congressouait.com.

Саме тому користувачів просять не вводити в чат непотрібні персональні дані. Решта операцій обробки, описаних у цьому повідомленні, відбувається в межах Європейського Союзу або з дотриманням тих самих гарантій.

11.Автоматизовані рішення та штучний інтелект

Відповіді віртуального помічника формуються автоматично мовною моделлю на основі опублікованих матеріалів Конгресу.

Це не є автоматизованим прийняттям рішень у розумінні статті 22 GDPR: відповідь має суто інформаційний характер, не породжує для відвідувача юридичних наслідків і не впливає на його права. Профілювання не здійснюється.

Відповідь може містити неточності й не замінює консультацію юриста чи лікаря, а також звернення до компетентного органу.

12.Cookie та локальне сховище

Сайт не використовує інструментів статистики, профілювання чи маркетингу.

Застосовуються виключно технічно необхідні засоби:

• cookie «cnaui_lang» — мова, яку ви обрали перемикачем. Зберігається на рік і потрібна лише для того, щоб головна сторінка відкривалася вашою мовою, а не визначалася щоразу заново за налаштуваннями браузера;
• Cloudflare Turnstile — перевірка на зловживання перед першим повідомленням до віртуального помічника та перед надсиланням форм пожертви; вона може встановити власний технічний cookie;
• чотири записи віртуального помічника в локальному сховищі (local storage) браузера: анонімний ідентифікатор сесії чату, позначка про пройдену перевірку, позначка про закриту підказку чату та обраний розмір вікна чату;
• якщо ви відкрили персональне запрошення до пожертви, — запис із його кодом у локальному сховищі, щоб запрошення не загубилося, коли ви повернетеся пізніше. Він містить лише код, а не вашу адресу;
• на час оплати на сторінці Stripe — сума та адреса електронної пошти в сеансовому сховищі (session storage) вкладки, щоб після скасованої оплати форма відкрилася заповненою. Запис видаляється, щойно ви повертаєтеся на Сайт, і в будь-якому разі — із закриттям вкладки.

Їх можна будь-коли видалити, очистивши дані сайту в налаштуваннях браузера. Ці засоби потрібні лише для того, щоб надати послугу, якою ви користуєтеся, тож згода користувача не потрібна. На сторінці оплати Stripe діють власні cookie Stripe відповідно до її політики.

13.Неповнолітні

Сайт і віртуальний помічник не адресовані особам молодше 14 років (стаття 2-quinquies Кодексу про захист персональних даних Італії).

Володілець даних свідомо не збирає персональні дані дітей. Якщо батьки або опікуни вважають, що дитина надала такі дані, достатньо написати на вказану вище адресу — дані буде видалено.

14.Права суб’єкта даних

Суб’єкт даних має право у будь-який час скористатися правами, передбаченими статтями 15–22 GDPR, зокрема:

• правом на доступ до персональних даних;
• правом на виправлення або видалення даних;
• правом на обмеження обробки;
• правом на заперечення проти обробки;
• правом на перенесення даних, якщо це застосовно.

Запити можна надсилати Володільцю даних на адресу info@congressouait.com. Дані, які закон зобов’язує зберігати, — облік пожертв і видані квитанції — до кінця встановленого строку не видаляються (стаття 17(3)(b) GDPR); решту буде видалено або знеособлено.

Окремо звертаємо увагу: ви маєте право в будь-який момент заперечити проти обробки, що ґрунтується на законному інтересі Володільця даних, — зокрема проти обробки ваших повідомлень у чаті (стаття 21 GDPR).

15.Право на подання скарги

Суб’єкт даних має право подати скаргу до компетентного наглядового органу — в Італії це Garante per la protezione dei dati personali — відповідно до статті 77 GDPR, якщо він вважає, що обробка його персональних даних здійснюється з порушенням чинного законодавства.