Apostille

Apostille (dal francese Apostille) – è un timbro internazionale quadrato, di 10 x 10, dal formato standard, che conferma la legalità di un determinato documento e attesta l’autenticità delle firme, della qualità dei firmatari e dei timbri. Grazie all’apostille, la conferma delle firme e dei timbri sui documenti ufficiali rende tali documenti validi in tutti i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
La Convenzione dell’Aia del 1961 (nome completo: in italiano «Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, conclusa all’Aja il 5 ottobre 1961», in inglese «Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents», in francese «Convention du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers») è la convenzione internazionale che abolisce l’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri tra i Paesi che vi aderiscono.
La Convenzione istituisce un contrassegno speciale (un timbro), apposto sui documenti ufficiali formati in uno Stato e destinati a essere trasmessi a un altro Stato, che sostituisce la procedura di legalizzazione consolare: è appunto l’apostille.
I documenti muniti di apostille in uno degli Stati aderenti alla Convenzione devono essere accettati in un altro Stato aderente senza alcuna limitazione. Da allora tutti i Paesi che hanno aderito al trattato possono legalizzare i documenti in questo modo.
ELENCO DEI PAESI CHE RICONOSCONO L’APOSTILLE
Elenco dei Paesi aderenti alla Convenzione che abolisce l’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri (L’Aia, 1961)

1. Andorra (nome ufficiale – Principato di Andorra)
2. Antigua e Barbuda
3. Argentina (nome ufficiale – Repubblica Argentina)
4. Bahamas (nome ufficiale – Commonwealth delle Bahamas)
5. Barbados
6. Bahrein (nome ufficiale – Regno del Bahrein)
7. Belize
8. Belgio (nome ufficiale – Regno del Belgio)
9. Bielorussia (nome ufficiale – Repubblica di Belarus)*
10. Bulgaria (nome ufficiale – Repubblica di Bulgaria)*
11. Bolivia (nome ufficiale – Stato Plurinazionale di Bolivia)
12. Bosnia ed Erzegovina
13. Botswana (nome ufficiale – Repubblica del Botswana)
14. Brasile (nome ufficiale – Repubblica Federativa del Brasile)
15. Brunei (nome ufficiale – Stato del Brunei Darussalam)
16. Burundi (nome ufficiale – Repubblica del Burundi)
17. Vanuatu (nome ufficiale – Repubblica di Vanuatu)
18. Venezuela (nome ufficiale – Repubblica Bolivariana del Venezuela)
19. Armenia (nome ufficiale – Repubblica di Armenia)*
20. Guyana (nome ufficiale – Repubblica Cooperativa della Guyana)
21. Guatemala (nome ufficiale – Repubblica del Guatemala)
22. Honduras (nome ufficiale – Repubblica dell’Honduras)
23. Grenada
24. Grecia (nome ufficiale – Repubblica Ellenica)
25. Georgia*: non si applica alla Repubblica Autonoma di Abcasia e all’ex Regione Autonoma dell’Ossezia del Sud
26. Danimarca (nome ufficiale – Regno di Danimarca): non si applica alla Groenlandia e alle Isole Fær Øer
27. Dominica (nome ufficiale – Commonwealth di Dominica)
28. Repubblica Dominicana
29. Ecuador (nome ufficiale – Repubblica dell’Ecuador)
30. Estonia (nome ufficiale – Repubblica di Estonia)*
31. Israele (nome ufficiale – Stato di Israele)
32. India (nome ufficiale – Repubblica dell’India)
33. Irlanda (nome ufficiale – Repubblica d’Irlanda)
34. Islanda
35. Spagna (nome ufficiale – Regno di Spagna)
36. Italia (nome ufficiale – Repubblica Italiana)
37. Capo Verde (nome ufficiale – Repubblica di Capo Verde)
38. Kazakistan (nome ufficiale – Repubblica del Kazakistan)*
39. Kirghizistan (nome ufficiale – Repubblica del Kirghizistan)*
40. Cina (nome ufficiale – Repubblica Popolare Cinese): si applica solo a Hong Kong e Macao
41. Cipro (nome ufficiale – Repubblica di Cipro)
42. Colombia (nome ufficiale – Repubblica di Colombia)
43. Regno di Eswatini (fino al 2018 – Regno dello Swaziland)
44. Regno dei Paesi Bassi
45. Kosovo (nome ufficiale – Repubblica del Kosovo)**
46. Costa Rica (nome ufficiale – Repubblica di Costa Rica)
47. Lettonia (nome ufficiale – Repubblica di Lettonia)*
48. Lesotho (nome ufficiale – Regno del Lesotho)
49. Lituania (nome ufficiale – Repubblica di Lituania)*
50. Liberia (nome ufficiale – Repubblica di Liberia)
51. Liechtenstein (nome ufficiale – Principato del Liechtenstein)
52. Lussemburgo (nome ufficiale – Granducato di Lussemburgo)
53. Mauritius (nome ufficiale – Repubblica di Mauritius)
54. Malawi (nome ufficiale – Repubblica del Malawi)
55. Malta (nome ufficiale – Repubblica di Malta)
56. Marocco (nome ufficiale – Regno del Marocco)
57. Isole Marshall (nome ufficiale – Repubblica delle Isole Marshall)
58. Messico (nome ufficiale – Stati Uniti Messicani)
59. Moldova (nome ufficiale – Repubblica di Moldova)*
60. Monaco (nome ufficiale – Principato di Monaco)
61. Mongolia*
62. Namibia (nome ufficiale – Repubblica di Namibia)
63. Nicaragua (nome ufficiale – Repubblica del Nicaragua)
64. Germania (nome ufficiale – Repubblica Federale di Germania)
65. Niue
66. Nuova Zelanda: non si applica a Tokelau
67. Norvegia (nome ufficiale – Regno di Norvegia)
68. Oman (nome ufficiale – Sultanato dell’Oman)
69. Isole Cook
70. Palau (nome ufficiale – Repubblica di Palau)
71. Panama (nome ufficiale – Repubblica di Panama)
72. Paraguay (nome ufficiale – Repubblica del Paraguay)
73. Perù (nome ufficiale – Repubblica del Perù)
74. Repubblica del Sudafrica (RSA)
75. Macedonia del Nord (nome ufficiale – Repubblica della Macedonia del Nord)*
76. Polonia (nome ufficiale – Repubblica di Polonia)*
77. Portogallo (nome ufficiale – Repubblica Portoghese)
78. Repubblica di El Salvador
79. Repubblica di Corea
80. Russia (nome ufficiale – Federazione Russa)*
81. Romania*
82. Samoa (nome ufficiale – Stato Indipendente di Samoa)
83. San Marino (nome ufficiale – Serenissima Repubblica di San Marino)
84. São Tomé e Príncipe (nome ufficiale – Repubblica Democratica di São Tomé e Príncipe)
85. Seychelles (nome ufficiale – Repubblica delle Seychelles)
86. Saint Vincent e Grenadine
87. Saint Kitts e Nevis (nome ufficiale – Federazione di Saint Kitts e Nevis)
88. Saint Lucia
89. Serbia (nome ufficiale – Repubblica di Serbia)*
90. Singapore (nome ufficiale – Repubblica di Singapore) – dal 16.09.2021
91. Slovacchia (nome ufficiale – Repubblica Slovacca)
92. Slovenia (nome ufficiale – Repubblica di Slovenia)
93. Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord: non si applica ai Paesi che, dopo aver ottenuto l’indipendenza (uscendo dal Regno Unito), non hanno firmato la Convenzione
94. Stati Uniti d’America
95. Suriname (nome ufficiale – Repubblica del Suriname)
96. Tagikistan (nome ufficiale – Repubblica del Tagikistan)*
97. Tonga (nome ufficiale – Regno di Tonga)
98. Trinidad e Tobago (nome ufficiale – Repubblica di Trinidad e Tobago)
99. Tunisia (nome ufficiale – Repubblica Tunisina)
100. Turchia (nome ufficiale – Repubblica di Turchia)
101. Ungheria*
102. Uzbekistan (nome ufficiale – Repubblica dell’Uzbekistan)*
103. Ucraina (non si applica ai territori temporaneamente occupati delle regioni di Donetsk e Luhansk, alla Repubblica Autonoma di Crimea e alla città di Sebastopoli)
104. Uruguay (nome ufficiale – Repubblica Orientale dell’Uruguay)
105. Figi (nome ufficiale – Repubblica delle Figi)
106. Filippine (nome ufficiale – Repubblica delle Filippine)
107. Finlandia (nome ufficiale – Repubblica di Finlandia)
108. Francia (nome ufficiale – Repubblica Francese)
109. Croazia (nome ufficiale – Repubblica di Croazia)
110. Cechia (nome ufficiale – Repubblica Ceca)*
111. Cile (nome ufficiale – Repubblica del Cile)
112. Montenegro
113. Svizzera (nome ufficiale – Confederazione Svizzera)
114. Svezia (nome ufficiale – Regno di Svezia)
115. Giamaica – dal 03.07.2021
116. Giappone (nome ufficiale – Stato del Giappone)

• * Paesi con cui l’Ucraina ha firmato trattati di assistenza giudiziaria che aboliscono l’obbligo di legalizzazione dei documenti ufficiali.
  ** L’Ucraina ha sollevato un’obiezione all’adesione del Kosovo alla Convenzione dell’Aia del 1961, per cui la Convenzione non si applica nei rapporti tra l’Ucraina e il Kosovo. Sui documenti destinati a essere utilizzati nel territorio del Kosovo l’apostille non viene apposta
  Praticamente tutti i documenti richiesti all’estero devono essere obbligatoriamente tradotti e legalizzati.
  L’apostille non viene apposta sui documenti dei Paesi che non hanno partecipato alla firma della Convenzione dell’Aia.
  In questo caso il documento è soggetto a una procedura più complessa e faticosa, la legalizzazione consolare, che consiste nella certificazione del documento presso i ministeri ucraini e presso il consolato del Paese di destinazione.
  Cosa si può apostillare?
  Possono essere apostillati i documenti rilasciati:
  • dagli organi della Procura dell’Ucraina;
  • dagli organi giudiziari;
  • dagli organi della giustizia;
  • documenti amministrativi (certificato di nascita/morte, certificato di matrimonio/divorzio);
  • da notai pubblici o privati;
  • copie autenticate da un notaio dei seguenti documenti: libretti di lavoro, documenti di passaporto, libretti militari, carte di circolazione, porto d’armi (questo punto vale dal 2014);
  • documenti di istruzione e documenti che attestano i titoli accademici (diplomi, pagelle, attestati, diplomi di Candidato e di Dottore in Scienze, di laurea triennale, estratti dagli archivi universitari).
  In Ucraina l’apostille può essere apposta da tre dicasteri: il Ministero dell’Istruzione (MON), il Ministero della Giustizia (Minjust) e il Ministero degli Affari Esteri (MZS):
  • il MON appone l’apostille sui documenti di istruzione;
  • il Minjust sui documenti rilasciati dai notai, dagli organi della giustizia e dai tribunali;
  • il MZS sui documenti di qualsiasi tipo.
  Nel preparare i documenti potrebbe esservi richiesta una procedura come l’apposizione della doppia apostille. Difficilmente troverete questo nome esplicito negli elenchi dei documenti e nelle regole per la loro preparazione. Potreste invece incontrare le seguenti varianti del nome della doppia apostille: «traduzione apostillata», «traduzione del documento certificata con apostille», «apostille sulla traduzione» e simili.
  Se nel vostro elenco compare un riferimento indiretto di questo tipo, potete essere certi che dovete fare la doppia apostille.
  Questo perché in Ucraina e all’estero le regole per l’apostille dei documenti sono diverse. In alcuni Paesi si può apporre l’apostille direttamente sulla traduzione del documento, mentre in Ucraina esiste un ordine preciso:
  • apostille sull’originale del documento o sulla sua copia
  • traduzione del documento e sua autenticazione notarile
  • apostille sulla traduzione del documento
  Tuttavia, non sempre la parte ricevente (l’ambasciata) indica requisiti così dettagliati per la preparazione dei documenti. Potreste ricevere soltanto l’elenco dei documenti, e l’ordine e le regole di preparazione per un determinato Paese dovrete ricostruirli da soli. Se vi capita per la prima volta, il rischio di sbagliare è alto, per cui vi consigliamo di rivolgervi a specialisti. Di solito se ne occupano i traduttori giurati e le agenzie di traduzione.
  Anche i documenti rilasciati in Italia che devono essere presentati in Ucraina sono soggetti ad apostille. In Italia l’apostille viene apposta dalla Prefettura della provincia in cui è stato rilasciato il documento. Ad esempio, un estratto dell’atto di nascita rilasciato dal Comune di Acerra deve essere apostillato presso la Prefettura di Napoli.